Rimborsi chilometrici: tutto quel c'è da sapere

Rimborsi chilometrici: tutto quel c'è da sapere
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Alfonso Rago
  • di Alfonso Rago
Le tabelle ACI sono lo strumento ufficiale per conteggiare i costi sostenuti dai dipendenti nelle trasferte di lavoro
  • Alfonso Rago
  • di Alfonso Rago
17 maggio 2023

Trasferte di lavoro, visite ai clienti, incontri di rappresentanza: sono molte le occasioni che portano un dipendente ad utilizzare la propria vettura in ambito lavorativo, con spese che poi le aziende sono tenute a rimborsare.

Per compiere un calcolo attendibile e congruo del dovuto, che comprenda non solo le spese vive come carburante o pedaggi, ma tenga conto anche dell'usura del veicolo in corso d'opera, sono disponibili le tabelle che l'ACI ogni anno elabora, pubblicate poi sulla Gazzetta Ufficiale (quelle valide per il 2023 sono sul fascicolo 302 del 28 dicembre 2022, consultabile e scaricabile in formato pdf a questo link). 

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Marche, modelli e distanze

Si tratta quindi di tabelle con il crisma dell'ufficialità: lo Stato italiano ha disposto appunto che sia l’ACI (Automobile Club d’Italia) a calcolare i dati relativi al costo effettivo per chilometro, in base alla marca e al modello utilizzato, oltre alle distanze chilometriche standard tra le diverse località italiane.

Le tabelle di calcolo ACI

Per elaborare il rimborso chilometrico basta collegarsi al sito ufficiale ACI e usufruire dell’apposito servizio che permette di calcolare il costo al chilometro della propria auto per predisporre il rimborso delle spese.

Si tratta di un servizio gratuito, per accedere al quale è necessaria la sola registrazione sul sito: compiuto l’accesso, va selezionato il menu “costi chilometrici“ confermando l’operazione con il pulsante “esegui il calcolo“ al termine della pagina ed accedendo al modulo con alcuni campi da compilare:
    •    categoria del veicolo;
    •    marca;
    •    modello;
    •    tipo di alimentazione;
    •    data di calcolo

Una volta completato il percorso, e con la possibilità anche di memorizzare il veicolo in modo da rendere più rapide successive verifiche, il sistema calcola in automatico il rimborso chilometrico per il quale il dipendente può chiedere il rimborso, con tabella riportante i costi proporzionali euro/km divisi per voci scorporate, relativi a quota capitale, carburante, usura pneumatici, manutenzione e riparazione; un'altra tabella riporta i costi non proporzionali in euro per quota interessi, tassa automobilistica e premio assicurativo RCA, mentre quella che più interessa il lavoratore indica i costi complessivi (e quindi il dato in euro/km) da utilizzare per il computo della richiesta di rimborso, con valori ovviamente decrescenti in base al totale dei chilometri percorsi; le fasce sono divise in blocchi crescenti, a partire da 5.000 km e con incrementi di 5.000 in 5.000.

Inoltre, nel calcolo dei costi di esercizio si fa riferimento ad un premio medio indicativo basato su Roma, classe di merito 14, uomo di 35-50 anni e massimali minimi di legge in vigore; per ottenere un costo d'esercizio più realistico, in funzione di una situazione assicurativa diversa da quella indicata, è possibile sostituire al premo RCA indicato nei costi non proporzionali quello realmente pagato dall'utente, sommare tale importo alle altre voci componenti i costi non proporzionali e poi dividere il nuovo totale va diviso per la percorrenza annua richiesta; tale risultato (in euro al km) va sommato al totale dei costi proporzionali, ottenendo in tal modo un nuovo costo complessivo di esercizio per la stessa percorrenza annuale.

Le tabelle ACI non riguardano solo le autovetture; ci sono infatti anche quelle relative a motocicli, ciclomotori, autofurgoni ed anche autocaravan, coprendo quindi in tal modo tutte le potenziali categorie di utenti interessati al servizio.
 

Il calcolo del fringe benefit

Per la rendicontazione, sempre sul sito ACI è possibile effettuare il calcolo delle distanze chilometriche, per determinare con maggiore precisione il rimborso dovuto ai dipendenti che abbiano utilizzato il proprio mezzo per motivi di lavoro, ma anche per calcolare il fringe benefit; nel database sono comprese le distanze che separano i comuni italiani, inclusi gli aeroporti civili e le autostrade.

Infine, sempre il sito ACI riporta le tabelle per determinare il fringe benefit, ossia la retribuzione in natura che deriva dalla concessione in uso ai dipendenti dei veicoli aziendali destinati ad uso promiscuo per esigenze di lavoro e per esigenze private.

Tali tabelle servono a determinare la tassazione in capo al dipendente per il beneficio ricevuto; quelle del 2023, divise in elenchi in base al tipo di veicolo oggetto di rimborso, sono state pubblicate sulla già menzionata Gazzetta Ufficiale n. 302 del 28 dicembre 2022.

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